Kotiza.mxQué debe llevar una cotización: los 12 elementos
Una cotización debe llevar: 1) datos de quien cotiza, 2) logo, 3) datos del cliente, 4) folio, 5) fecha, 6) descripción de cada concepto, 7) cantidad y unidad, 8) precio unitario e importe, 9) subtotal, IVA y total, 10) forma de pago y anticipo, 11) tiempo de entrega y 12) vigencia, más lo que no incluye.
Una cotización no es solo un precio. Es el documento con el que el cliente decide, compara y, si algo sale mal, reclama. Cada elemento que falta es una pregunta que el cliente te va a hacer o una discusión que vas a tener después.
Los 12 elementos
| # | Elemento | Por qué importa |
|---|---|---|
| 1 | Tus datos: nombre o empresa, teléfono, correo, RFC si facturas | Que te puedan contactar y facturar |
| 2 | Logo y colores | Se ve profesional y se recuerda |
| 3 | Datos del cliente | A quién va dirigida y dónde es el trabajo |
| 4 | Folio | Para identificarla cuando el cliente responda semanas después |
| 5 | Fecha de emisión | Desde cuándo corre la vigencia |
| 6 | Descripción de cada concepto | Qué se va a hacer o entregar, con detalle |
| 7 | Cantidad y unidad | Pieza, m², hora, visita, servicio |
| 8 | Precio unitario e importe | Para que el cliente vea cómo se llega al total |
| 9 | Subtotal, IVA y total | Sin ambigüedad sobre impuestos |
| 10 | Forma de pago y anticipo | Cuánto se paga, cuándo y cómo |
| 11 | Tiempo de entrega | Cuándo empieza y cuándo termina |
| 12 | Vigencia | Hasta cuándo respetas el precio |
Extra que salva trabajos: una sección de "no incluye".
Checklist antes de enviarla
- ¿El total cuadra con la suma de partidas más IVA?
- ¿Dice si el precio lleva IVA o no?
- ¿Tiene folio y fecha?
- ¿Cada concepto se entiende sin que tú lo expliques?
- ¿Dice cuánto es el anticipo y cuándo se paga el resto?
- ¿Tiene vigencia?
- ¿Dice qué no incluye?
- ¿Va en PDF y no en una foto o un mensaje de texto?
Lo que sobra
- Párrafos largos de presentación de la empresa. Una línea basta.
- Términos legales copiados de internet que ni tú entiendes.
- Diez decimales en los precios.
Hazlo sin pensar en el formato
En Kotiza.mx la cotización ya trae todos estos elementos: llenas los campos, ves la vista previa y descargas el PDF. También puedes descargar el formato de cotización en Excel, Word o PDF.
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los elementos de una cotización?
Datos de quien cotiza y del cliente, logo, folio, fecha, descripción de cada concepto con cantidad, unidad, precio e importe, subtotal, IVA y total, forma de pago y anticipo, tiempo de entrega y vigencia. Es recomendable agregar qué no incluye.
¿Una cotización debe llevar firma?
No es obligatorio para clientes particulares, pero muchas empresas y dependencias de gobierno piden la cotización firmada. Si es tu caso, usa el formato de carta cotización.
¿Una cotización necesita folio?
Es muy recomendable. El folio te permite identificar la cotización cuando el cliente responde días después y llevar control de cuántas cotizaciones envías y cuántas cierras.