Kotiza.mxFormato de cotización en Word: plantilla editable gratis
El formato de cotización en Word sirve cuando quieres una cotización con aspecto de documento formal y pocas partidas: trae espacio para tu membrete, los datos del cliente, folio y fecha, la tabla de conceptos, subtotal, IVA, total y condiciones. Descárgalo gratis al final de esta página, llénalo y envíalo siempre en PDF.
Word es la opción natural cuando tu cotización lleva más texto que números: una propuesta para una empresa, un servicio con varias condiciones o una cotización que el cliente va a archivar en papel. El formato de esta página ya trae la estructura armada; solo cambias tus datos y los conceptos.
La única desventaja de Word frente a Excel es que no calcula solo. Abajo te explicamos cómo hacer que la tabla sume sin calculadora.
Qué trae el formato de cotización en Word
| Sección | Qué llenas |
|---|---|
| Membrete | Tu logo, nombre o razón social, teléfono, correo y RFC si facturas |
| Folio y fecha | Un consecutivo como COT-2026-014 y la fecha de emisión |
| Cliente | Nombre o empresa, persona de contacto y lugar del trabajo |
| Tabla de conceptos | Partida, descripción, cantidad, precio unitario e importe |
| Totales | Subtotal, IVA y total |
| Condiciones | Anticipo, vigencia, forma de pago, tiempo de entrega y lo que no incluye |
| Firma | Tu nombre y datos de contacto |
Cómo llenarlo paso a paso
- Cambia el membrete una sola vez. Pon tu logo con Insertar → Imágenes y escribe tus datos. Guarda el archivo como plantilla base.
- Haz una copia por cada cotización. Nunca trabajes sobre el archivo base.
- Asigna el folio siguiente en tu consecutivo.
- Llena la tabla partida por partida. Una fila por concepto, con su cantidad y precio unitario. Si necesitas más filas, coloca el cursor en la última y presiona Tab.
- Calcula los totales (abajo te decimos cómo hacerlo con fórmulas).
- Escribe las condiciones y una línea de lo que el precio no incluye.
- Exporta a PDF y mándalo el mismo día.
Cómo hacer que la tabla de Word sume sola
Word sí puede hacer operaciones dentro de una tabla, aunque casi nadie lo usa:
- Pon el cursor en la celda del subtotal.
- Ve a la pestaña Presentación (o Diseño de tabla → Presentación) y elige Fórmula.
- Escribe
=SUM(ABOVE)para sumar todo lo que está arriba en esa columna. - Para el IVA, en su celda usa una fórmula como
=F8*0.16, donde F8 es la celda del subtotal (las columnas se cuentan A, B, C… y las filas 1, 2, 3…). - Si cambias un precio, selecciona la tabla y presiona F9 para actualizar los resultados.
Si tu cotización tiene muchas partidas o la cambias seguido, te conviene más el formato de cotización en Excel, que recalcula todo al instante.
Cómo pasarlo a PDF sin que se mueva
- Usa Archivo → Guardar como → PDF (o Exportar → Crear PDF). No lo imprimas a PDF desde otro programa.
- Si usas una tipografía poco común, activa Incrustar fuentes en el archivo en las opciones de guardado para que se vea igual en el celular del cliente.
- Revisa que la tabla no se parta entre dos páginas justo antes del total.
- Manda siempre el PDF, nunca el .docx: el archivo de Word se puede editar y abre la puerta a malentendidos sobre el precio.
Errores comunes al cotizar en Word
- Sumar a mano. Un error de suma te hace ver poco profesional, aunque tu precio sea bueno.
- Olvidar actualizar los campos después de cambiar un precio (F9).
- Dejar el folio repetido de la cotización anterior.
- No poner vigencia, que te amarra a un precio indefinidamente.
- Mandar el .docx en lugar del PDF.
Word, Excel o en línea
Word funciona bien para cotizaciones formales de pocas partidas. Si cotizas varias veces por semana o desde el celular, Kotiza.mx hace lo mismo en el navegador: los totales, el IVA y el anticipo se calculan solos, guardas tus clientes y productos, y el PDF sale con tu logo listo para WhatsApp. Es gratis.
Guías relacionadas
Descargas
Preguntas frecuentes
¿Dónde descargo un formato de cotización en Word gratis?
Al final de esta página está el formato de cotización de Kotiza.mx en Word (.docx), gratis y sin registro. Trae membrete, datos del cliente, folio, tabla de conceptos, totales con IVA y condiciones.
¿Word puede calcular los totales de una cotización?
Sí. Dentro de una tabla, en la pestaña Presentación elige Fórmula y escribe =SUM(ABOVE) para sumar la columna. Para el IVA usa una fórmula sobre la celda del subtotal, como =F8*0.16. Después de cambiar precios, selecciona la tabla y presiona F9 para actualizar.
¿Es mejor cotizar en Word o en Excel?
Word conviene para cotizaciones formales con pocas partidas y más texto. Excel conviene cuando tienes muchas partidas o cambias precios seguido, porque recalcula todo solo. En ambos casos envía la cotización en PDF.
¿Le mando el archivo de Word al cliente?
No. Guárdalo como PDF con Archivo, Guardar como, PDF. El archivo de Word se puede modificar y el PDF deja la cotización fija tal como la enviaste.