Cómo hacer una cotización en Excel, paso a paso

Excel sigue siendo la herramienta con la que más gente cotiza en México, y para volúmenes bajos funciona bien. Este tutorial arma el archivo desde cero, con las fórmulas correctas y el formato listo para exportar a PDF sin que se descuadre.

Si prefieres saltarte el armado, descarga el formato ya hecho: trae las fórmulas puestas y una hoja de instrucciones.

Paso 1: la estructura de columnas

Usa seis columnas y no más:

Deja las primeras filas para tus datos, los del cliente, el folio y la fecha. La tabla empieza más abajo.

Paso 2: las cuatro fórmulas

Suponiendo que tus partidas van de la fila 15 a la 26:

Importe por partida (en F15, y se arrastra hacia abajo):

=SI(C15*D15=0;"";C15*D15*(1-E15))

El SI evita que las filas vacías muestren $0.00 y ensucien el documento.

Subtotal:

=SUMA(F15:F26)

IVA — pon la tasa en su propia celda (por ejemplo E29 con el valor 16%) y multiplica:

=F28*E29

Esto es importante: nunca escribas =F28*0.16. Si algún día cambias a la tasa fronteriza del 8% o dejas de facturar, tienes que editar una sola celda en vez de buscar la fórmula.

Total:

=F28+F29

Y si pides anticipo, con el porcentaje en otra celda:

=F30*E31

Paso 3: formato de números

Selecciona las columnas de dinero y aplica formato de moneda con dos decimales: $#,##0.00. La columna de descuento va en formato porcentaje.

Un detalle que confunde a mucha gente: en Excel los porcentajes se guardan como fracción. Si escribes 16 en una celda con formato porcentaje, se convierte en 1600%. Escribe 16% o 0.16.

Paso 4: que no se descuadre al imprimir

Aquí es donde se rompe la mayoría de las cotizaciones en Excel:

1. Diseño de página → Área de impresión → Establecer área de impresión, seleccionando solo tu documento.
2. Ajustar a: 1 página de ancho. Es la opción que evita que la última columna se vaya sola a otra hoja.
3. Quita las líneas de cuadrícula en Vista → desmarcar "Líneas de cuadrícula". Se ve mucho más profesional.
4. Revisa en Vista previa de impresión antes de exportar. Siempre.

Paso 5: guárdalo como plantilla y expórtalo como PDF

Guarda el archivo con tus datos ya llenos como plantilla base. Para cada cotización nueva, haz una copia y llena solo lo que cambia.

Al enviarla: Archivo → Guardar como → PDF. Nunca mandes el .xlsx al cliente, porque es editable y abre la puerta a malentendidos sobre el precio acordado.

Los cinco errores más comunes

1. Escribir los totales a mano. Un error de suma destruye tu credibilidad más rápido que un precio alto.
2. La tasa de IVA dentro de la fórmula en vez de en su propia celda.
3. Arrastrar la fórmula sin fijar referencias. Si multiplicas por una celda fija como la tasa de IVA, usa $ ($E$29) para que no se recorra al copiar.
4. Mandar el archivo de Excel en lugar del PDF.
5. No poner vigencia ni condiciones, porque la hoja de cálculo invita a pensar solo en números.

Cuándo Excel deja de convenir

Excel funciona si cotizas una o dos veces por semana desde la computadora. Empieza a estorbar cuando cotizas desde el celular en casa del cliente, cuando repites los mismos conceptos y los reescribes cada vez, o cuando pierdes el control de qué folios siguen vigentes.

Ahí es donde conviene un cotizador en línea. Kotiza.mx — con K — hace exactamente esto mismo en el navegador: los cálculos ya están hechos, guarda tus clientes y productos, y el PDF sale con tu logo listo para WhatsApp. Es gratis.