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Kotiza.mxcotizaciones que cierranVale de caja chica: formato gratis para llenar
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Un vale de caja es el comprobante interno que firma quien recibe dinero de la caja chica: cuánto, para qué, de qué área y quién lo autorizó. El vale provisional se cambia después por el comprobante del gasto (ticket o factura) para reponer el fondo.
Cómo funciona la caja chica
- La empresa asigna un fondo fijo (por ejemplo, $3,000) a una persona responsable.
- Cada vez que alguien necesita dinero para un gasto menor, firma un vale de caja.
- Cuando trae el ticket o la factura del gasto, el vale provisional se cambia por ese comprobante.
- Al terminarse el fondo, se suman los comprobantes y se repone la misma cantidad.
- En cualquier momento, efectivo + vales + comprobantes debe sumar el fondo completo (arqueo).
Qué lleva un vale de caja
| Dato | Ejemplo |
|---|---|
| Folio y fecha | VC-0087 · 7 de octubre de 2026 |
| Tipo de vale | Caja chica, provisional, anticipo de gastos |
| Cantidad con número y con letra | $450.00 (CUATROCIENTOS CINCUENTA PESOS 00/100 M.N.) |
| Concepto | Compra de papelería para recepción |
| Entregado a | Nombre de quien recibe el dinero |
| Área | Administración |
| Comprobante | Ticket o factura que se entregará |
| Firmas | Entregó, recibió y autorizó |
Vale provisional y vale definitivo
- Provisional: se firma cuando se entrega el dinero antes del gasto. Queda en la caja hasta que llega el comprobante.
- Definitivo: cuando el gasto no tiene comprobante (por ejemplo, un estacionamiento sin ticket), el vale autorizado queda como soporte interno.
Buenas prácticas
- Fija un monto máximo por vale.
- Pide el comprobante en uno o dos días.
- Usa folios consecutivos y no rompas vales: si hay un error, anúlalo y guárdalo.
- Haz arqueos sorpresa de vez en cuando.
- Para deducir el gasto, la empresa necesita la factura (CFDI) del proveedor; el vale es solo control interno.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es un vale de caja?
Es el comprobante interno que firma quien recibe dinero de la caja chica, con la cantidad, el concepto, el área y las firmas de quien entrega, quien recibe y quien autoriza.
¿Qué es un vale provisional de caja?
Es el vale que se firma al entregar dinero antes de hacer el gasto. Se cambia después por el ticket o la factura del gasto para reponer el fondo.
¿El vale de caja sirve para deducir?
No. Es un documento de control interno. Para deducir el gasto se necesita la factura (CFDI) del proveedor.
¿Quién firma el vale de caja?
Quien entrega el dinero, quien lo recibe y, según la política de la empresa, quien autoriza el gasto.