Cómo hacer una cotización profesional, paso a paso

Cotizar bien no es ponerle un número a un trabajo. Es explicar el número de forma que el cliente entienda qué está comprando y por qué cuesta lo que cuesta. Esta guía va en el orden real en que se hace: primero calculas, luego armas el documento, y luego le das seguimiento.

Paso 1: calcula tu precio antes de abrir el formato

El error más común es empezar por el documento. Antes de escribir nada, saca tres números:

• Costo directo. Materiales, refacciones, insumos, lo que compras específicamente para este trabajo. Cotiza con precios de hoy, no de la última vez.
• Tu tiempo. Horas o días reales, incluyendo traslados y la visita de diagnóstico si la hiciste. Multiplícalas por lo que vale tu hora.
• Gastos indirectos y margen. Herramienta que se desgasta, gasolina, teléfono, y la ganancia. Si nunca lo has calculado, un punto de partida común en oficios es sumar entre 20% y 40% sobre costo directo más mano de obra.

Si el trabajo requiere una visita para poder cotizar, cóbrala o dilo desde el principio. Las visitas gratis que no se convierten en trabajo son la fuga más silenciosa de un negocio de servicios.

Paso 2: desglosa el trabajo en partidas

Una sola línea que diga "Remodelación de baño — $45,000" invita a que te regateen el total. Cuatro líneas con cantidades y precios unitarios invitan a que discutan una partida.

Compara:

La segunda versión hace tres cosas: justifica el precio, te deja ajustar el alcance sin recotizar, y te hace ver como alguien que sabe lo que está haciendo.

Paso 3: llena el documento

Estos son los campos que no pueden faltar:

1. Tus datos: nombre o empresa, teléfono, correo, RFC si facturas, y tu logo.
2. Los datos del cliente: nombre, contacto y dirección del trabajo.
3. Folio y fecha. Un consecutivo simple, COT-2026-001.
4. Las partidas del paso anterior.
5. Subtotal, IVA y total. El IVA general en México es 16%, y 8% en la franja fronteriza. Si no vas a facturar, dilo explícitamente.
6. Vigencia. 15 o 30 días naturales.
7. Condiciones de pago y anticipo. Lo estándar en servicios es 50% para iniciar y 50% contra entrega.
8. Qué no incluye. Materiales que compra el cliente, permisos, acarreo, resanes, limpieza final, trabajos de otra especialidad.
9. Tiempo de entrega, condicionado a la fecha del anticipo.

Si no quieres armarlo desde cero, descarga el formato de cotización en Excel, Word o PDF.

Paso 4: mándala en PDF y el mismo día

Dos reglas que valen más que todo lo anterior:

• Siempre PDF. Un Excel o un Word se pueden editar, y ya ha pasado que un cliente "recuerda" un precio distinto.
• El mismo día. En servicios, quien cotiza primero suele quedarse el trabajo. Una cotización perfecta que llega el jueves pierde contra una decente que llegó el martes.

Al mandarla por WhatsApp, acompáñala de dos líneas: qué incluye en resumen y hasta cuándo es válida. No mandes el PDF solo, sin texto.

Paso 5: dale seguimiento

La mayoría de las cotizaciones no se pierden por precio, se pierden por silencio. Un seguimiento sencillo que funciona:

• A los 3 días: un mensaje corto preguntando si le quedó clara y si tiene dudas de alguna partida.
• Dos días antes de que venza: avisarle que la vigencia está por terminar. Es un recordatorio legítimo, no una presión inventada.
• Al vencer: cerrar el ciclo con un mensaje amable. Si te dicen que no, pregunta por qué; esa respuesta vale para las siguientes veinte cotizaciones.

Errores que te cuestan el trabajo

• Mandar solo el número por WhatsApp, sin documento.
• No poner vigencia, y quedar amarrado a un precio viejo.
• Olvidar el "no incluye", que es la causa número uno de pleitos al final.
• Errores de suma. Si cotizas en Word o a mano, revisa dos veces.
• Cotizar sin haber entendido bien el alcance. Si tienes dudas, pregunta antes; una cotización basada en supuestos se cae sola.

Preguntas que te van a hacer

Prepara la respuesta a estas tres antes de mandar la cotización, porque casi siempre llegan:

• "¿Por qué está más caro que el otro presupuesto?" — Responde con alcance, no con precio: qué incluye lo tuyo que el otro no.
• "¿Me lo puedes dejar en X?" — Baja alcance, no precio. Quita una partida en vez de regalar margen.
• "¿Cuándo puedes empezar?" — Ten una fecha real, condicionada al anticipo.

Cuando ya cotizas seguido, hacer esto en Excel cada vez se vuelve tedioso. Kotiza.mx te deja llenar estos mismos campos en el navegador, guarda tus clientes y conceptos frecuentes, y saca el PDF con tu logo listo para WhatsApp. Es gratis.