Formato de cotización: descarga gratis en Excel, Word y PDF

Un formato de cotización es el documento con el que le pones precio por escrito a un trabajo antes de hacerlo. No es una factura ni tiene valor fiscal: es la propuesta formal que le mandas al cliente para que la apruebe. Un formato bien armado hace tres cosas al mismo tiempo: le dice al cliente exactamente qué incluye el precio, te protege de que después te pidan trabajo extra sin pagarlo, y te hace ver como un profesional y no como alguien que improvisa.

Abajo puedes descargar el formato en Excel, Word y PDF, listo para llenar. Si prefieres no descargar nada, puedes llenarlo en línea y bajarlo en PDF en menos de dos minutos.

Qué debe llevar un formato de cotización

Estos son los diez elementos que no le pueden faltar. Los primeros seis son obligatorios en la práctica; los últimos cuatro son los que separan una cotización que cierra ventas de una que se queda sin respuesta.

1. Tus datos completos. Nombre o razón social, teléfono, correo y, si facturas, tu RFC. Si tienes logo, ponlo: una cotización con logo se percibe como más seria.
2. Los datos del cliente. Nombre o empresa, persona de contacto y el lugar donde se hará el trabajo. Escribir bien el nombre del cliente importa más de lo que parece.
3. Un folio único. Algo como COT-2026-001. Te sirve para darle seguimiento y para que el cliente pueda referirse a "la cotización 001" sin confusiones.
4. La fecha de emisión. Sin fecha, tu cotización no tiene punto de partida ni vencimiento.
5. El desglose de conceptos. Cada partida con su descripción, cantidad, precio unitario e importe. Entre más específico seas, menos discusiones vas a tener después.
6. Los totales. Subtotal, IVA si aplica, y el total. En México el IVA general es del 16%, y del 8% en la franja fronteriza norte y sur. Si no eres contribuyente o no vas a facturar, dilo explícitamente: "precios sin IVA, no se emite factura".
7. La vigencia. Lo estándar son 15 o 30 días naturales. Sin vigencia, un cliente puede aparecer seis meses después exigiéndote el mismo precio con los materiales ya más caros.
8. Las condiciones de pago. Cuánto de anticipo pides, cuándo se liquida el resto y qué formas de pago aceptas. Lo más común en servicios es 50% de anticipo y 50% contra entrega.
9. Qué NO incluye. Este es el punto que casi todos se saltan y el que más problemas evita. Si el precio no incluye materiales, acarreo, permisos, limpieza final o trabajos de albañilería, escríbelo.
10. El tiempo de entrega. Aunque sea aproximado y condicionado a la fecha del anticipo.

Excel, Word, PDF o en línea: cuál te conviene

La regla práctica: llénalo en Excel o Word, pero siempre mándalo en PDF. Un archivo de Excel se puede modificar, y ya ha pasado que un cliente "recuerda" un precio distinto al que cotizaste.

Cómo llenar el formato paso a paso

1. Pon tus datos una sola vez y guarda el archivo como plantilla. No vuelvas a escribirlos en cada cotización.
2. Asigna el folio. Lleva un consecutivo simple: COT-2026-001, 002, 003.
3. Desglosa el trabajo en partidas. En vez de "instalación eléctrica — $8,000", escribe cada concepto por separado con su cantidad. El cliente entiende mejor por qué cuesta lo que cuesta, y a ti te permite ajustar sin rehacer todo.
4. Pon precio unitario, no solo el total. Si el cliente quiere reducir el alcance, puedes quitar partidas sin volver a cotizar desde cero.
5. Revisa los totales. Si estás en Word o a mano, súmalo dos veces. Un error de suma en una cotización destruye la confianza más rápido que un precio alto.
6. Escribe las condiciones y lo que no incluye. Dos o tres líneas bastan.
7. Guárdalo como PDF y mándalo el mismo día. La velocidad de respuesta pesa: quien cotiza primero suele cerrar.

Ejemplo de cotización lleno

Así se ve un trabajo real de instalación eléctrica cotizado con este formato:

• Subtotal: $9,410.00
• IVA (16%): $1,505.60
• Total: $10,915.60
• Anticipo para iniciar (50%): $5,457.80

Condiciones: vigencia de 15 días naturales · precios en pesos mexicanos · el anticipo programa la fecha de trabajo · no incluye resanes ni pintura después de la canalización · tiempo estimado de ejecución: 2 días hábiles a partir del anticipo.

Fíjate en el detalle de "no incluye resanes ni pintura". Esa línea es la diferencia entre cobrar lo cotizado y terminar pintando una pared gratis.

Cotización, presupuesto, remisión y factura no son lo mismo

Es la confusión más común, y usar la palabra equivocada frente a un cliente te hace ver mal.

Una cotización no te obliga a nada hasta que el cliente la acepta, y no sustituye a la factura. Si tu cliente necesita deducir el gasto, vas a tener que emitirle un CFDI aparte.

Cinco errores que hacen que no te contesten

1. Mandar solo el número por WhatsApp. "Son $8,500" no es una cotización. Sin desglose, el cliente solo puede compararte por precio.
2. No poner vigencia. Te amarra a un precio para siempre.
3. Tardarte tres días en mandarla. En servicios, quien responde primero suele quedarse el trabajo.
4. No decir qué no incluye. Es la causa número uno de los conflictos al final del trabajo.
5. Mandar un Excel editable. Manda PDF, siempre.

Cuándo conviene dejar el archivo y cotizar en línea

El formato descargable funciona perfecto si cotizas una o dos veces por semana desde la computadora. Empieza a estorbarte cuando:

• Cotizas desde el celular, en casa del cliente, y no traes laptop.
• Repites los mismos conceptos y precios en cada cotización y los reescribes cada vez.
• Se te descuadra el formato al exportar a PDF.
• Pierdes el control de los folios o ya no sabes qué cotizaciones siguen vigentes.

Ahí es donde Kotiza.mx te ahorra el trabajo: llenas los mismos campos de este formato en el navegador, guardas tus clientes y productos para no volver a escribirlos, y el PDF sale con tu logo y listo para mandarse por WhatsApp. Es gratis y no tienes que instalar nada.